Documentos necesarios para constituir una SAS
Lista completa y explicada de todos los documentos que necesitas para registrar tu SAS en la Cámara de Comercio. Por Roberto L. Bossa Vélez, abogado de la Pontificia Universidad Javeriana.
Resumen rápido: ¿qué documentos necesitas?
Para constituir una SAS en Colombia necesitas 6 documentos principales — todos los cuales genera automáticamente SAS en Minutos — más las copias de cédula de los accionistas:
- 1Acto de constitución (estatutos)
- 2Carta de aceptación del representante legal
- 3Poder especial (si radica otra persona)
- 4Formulario RUES (Cámara de Comercio)
- 5Formato RUT/DIAN
- 6Formulario de localización
¿Cuáles genera SAS en Minutos? Los 6 documentos anteriores se generan automáticamente. El plan Gratis incluye los 3 primeros en PDF. El plan Profesional incluye los 6 en Word editable.
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Documentos principales
Acto de constitución (estatutos sociales)
Todos los planesEl documento más importante. Contiene el nombre de la sociedad, el objeto social, el domicilio, el capital (autorizado, suscrito y pagado), las reglas de administración, el representante legal y las reglas de funcionamiento de la empresa. Debe ser firmado por todos los accionistas.
Quién firma: Todos los accionistas
Carta de aceptación del representante legal
Todos los planesDocumento en el que la persona designada como representante legal acepta expresamente el cargo. Debe incluir su nombre completo, número de cédula y firma con fecha. Sin este documento la Cámara de Comercio no puede inscribir al representante.
Quién firma: Representante legal
Poder especial para trámite
Todos los planesSi alguien diferente a los accionistas va a radicar los documentos en la Cámara de Comercio (por ejemplo, un contador o mensajero), necesitas un poder que lo autorice. Este documento lo firma el accionista y lo presenta quien va a tramitar.
Quién firma: Accionista(s) que otorgan el poder
Formularios de gobierno (plan Profesional)
Adicionalmente al acto de constitución, la Cámara de Comercio exige ciertos formularios oficiales. Con el plan Profesional de SAS en Minutos, estos formularios se generan pre-diligenciados con tus datos:
Formulario RUES (caratula de matrícula)
Plan ProfesionalFormulario oficial de la Cámara de Comercio que captura los datos básicos de la empresa: razón social, objeto, capital, representante legal y socios. Es la caratula del expediente de registro. En Bogotá se llama 'Formulario RUES'.
Quién firma: Se entrega junto al acto de constitución
Formato RUT/DIAN (Pre-RUT)
Plan ProfesionalFormulario que la Cámara de Comercio remite a la DIAN para la asignación del NIT provisional. Contiene la información tributaria básica de la empresa: régimen, actividad económica (CIIU), responsabilidades fiscales.
Quién firma: Se entrega junto al acto de constitución
Formulario de localización
Plan ProfesionalDatos del establecimiento de comercio o domicilio de la empresa: dirección, barrio, municipio, teléfonos. Complementa el formulario RUES con la información de ubicación.
Quién firma: Se entrega junto al acto de constitución
Los formularios de gobierno (RUES, DIAN, localización) son específicos de cada Cámara de Comercio. Los que genera SAS en Minutos corresponden a la Cámara de Comercio de Bogotá. Si tu empresa se registra en otra ciudad, descarga los formularios del sitio web de tu Cámara local.
Documentos de los accionistas
Además de los documentos que genera la plataforma, debes presentar estos documentos por cada accionista:
Copia del documento de identidad
Cédula de ciudadanía (para personas naturales colombianas). Cédula de extranjería o pasaporte (para extranjeros). NIT (para personas jurídicas).
Para personas jurídicas como accionistas
Si un accionista es otra empresa (persona jurídica), también debes aportar el certificado de existencia y representación legal de esa empresa, no mayor a 30 días.
Autenticación y firmas
¿Dónde se autentica el acto de constitución?
El acto de constitución debe autenticarse antes de presentarlo en la Cámara de Comercio. Tienes dos opciones:
Opción 1: Autenticación en notaría
Los accionistas firman el documento ante un notario, quien da fe de la identidad de los firmantes. Costo aproximado: $8.000–$15.000 COP por firma. Es la opción más común.
Opción 2: Firma digital con cédula electrónica
Si tienes cédula de ciudadanía digital (con chip), puedes firmar digitalmente usando el software del gobierno. Es válida legalmente y no requiere notaría.
¿El poder también debe autenticarse?
Sí. Si usas un poder para que alguien radique en tu nombre, este poder también debe autenticarse ante notario o con firma digital.
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Después del registro: qué documentos tramitar
Una vez la Cámara de Comercio inscribe tu empresa, debes gestionar estos documentos adicionales:
Certificado de existencia y representación legal
Lo emite la Cámara de Comercio al completar el registro. Es el 'acta de nacimiento' de tu empresa. Lo necesitas para todo: abrir cuenta bancaria, contratar, facturar.
RUT definitivo (DIAN)
Con el certificado de la Cámara, completa el trámite del RUT en la DIAN. Es gratis y puede hacerse en línea en mutuasistencia.dian.gov.co.
Cuenta bancaria empresarial
Abre una cuenta a nombre de la empresa (no personal). Necesitas el certificado de Cámara + RUT + cédula del representante legal.
Inscripción de libros de comercio
La ley exige inscribir el libro de actas y el libro de accionistas en la Cámara de Comercio. El plan Profesional de SAS en Minutos incluye el formulario de solicitud de inscripción de libros.
Preguntas frecuentes
¿Se necesita escritura pública para una SAS?
No. La Ley 1258 de 2008 permite constituir la SAS con documento privado. Solo se requiere escritura pública si uno de los aportes es un inmueble.
¿Los estatutos de SAS deben ser autenticados?
Sí, el acto de constitución debe ser autenticado. Las firmas de los accionistas deben hacerse ante notario o con firma digital certificada (cédula electrónica). La autenticación puede hacerse en cualquier notaría.
¿Qué formularios exige la Cámara de Comercio de Bogotá?
La Cámara de Comercio de Bogotá exige el formulario RUES (caratula), el formulario de localización y el documento de constitución. Con el plan Profesional de SAS en Minutos obtienes todos estos formularios pre-diligenciados.
¿Necesito el RUT antes o después de la Cámara de Comercio?
Después. Primero registras la empresa en la Cámara de Comercio y obtienes el NIT provisional. Con ese certificado, vas a la DIAN a tramitar el RUT definitivo (es gratis y puede hacerse en línea).
¿Los documentos de SAS en Minutos son válidos en toda Colombia?
Sí. Los estatutos, cartas de aceptación, poder y formato DIAN son válidos en cualquier Cámara de Comercio del país. El formulario RUES pre-diligenciado es específico de la Cámara de Comercio de Bogotá.
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